Los eventos corporativos requieren enormes inversiones financieras y logísticas. Las empresas dedican meses, a veces incluso un año entero, a planificar la gala perfecta, un retiro de trabajo en equipo, la conferencia anual de ventas o una gran campaña de activación de marca. Se contrata un lugar increíble. Se contrata un servicio de catering de primera categoría. Se contrata a un fotógrafo profesional altamente cualificado para capturar a los ponentes principales, las elegantes escenografías y las fotos de grupo perfectamente encuadradas del equipo directivo.
Pero, ¿qué hay de esos momentos espontáneos y auténticos que se viven en las mesas? ¿Y de las charlas informales en el pasillo, la convivencia entre compañeros durante la comida y la animadísima fiesta posterior? Es imposible que un solo fotógrafo profesional pueda capturar íntegramente todos estos momentos espontáneos.
Sin embargo, esos momentos espontáneos reflejan la verdadera cultura de tu empresa. Son las fotos más auténticas que los posibles candidatos quieren ver en tu página de empleo. Son las imágenes que hacen que tus boletines internos resulten realmente atractivos. La mejor forma de capturarlas es aprovechando los smartphones que los asistentes ya llevan en el bolsillo.
Las enormes dificultades que plantea el intercambio tradicional de fotos corporativas
En el pasado, los equipos de marketing de eventos y los departamentos de recursos humanos intentaban recopilar estas fotos mediante unidades compartidas en la nube de la empresa o a través de hilos de correo electrónico desorganizados. El resultado era casi siempre un fracaso estrepitoso.
Los empleados simplemente se olvidaban de subir sus fotos porque el proceso era demasiado complicado y requería demasiados pasos. La carpeta corporativa en la nube solía requerir un inicio de sesión interno seguro al que los socios externos, patrocinadores o clientes no podían acceder. Incluso los propios empleados tenían problemas con los permisos en sus dispositivos móviles personales. El equipo de marketing se pasaba entonces semanas persiguiendo a la gente para conseguir contenido, solo para recibir un puñado de imágenes de baja resolución y muy comprimidas a través de mensajes de texto.
Este flujo de trabajo tan ineficaz es precisamente la razón por la que los mejores organizadores de eventos corporativos están recurriendo a una solución específica para compartir fotos de eventos corporativos. Elimina por completo las complicaciones y pone el poder de recopilar recuerdos directamente en manos de los asistentes.
La ausencia de fricciones se traduce en una máxima participación de los asistentes
El secreto para lograr una alta participación en cualquier evento corporativo es eliminar las barreras técnicas. Si le pides a un ejecutivo muy ocupado, a un ponente principal o a un cliente externo que se descargue una aplicación nueva solo para compartir una única foto, simplemente ignorarán la petición. Las molestias superan a la recompensa.
Con GUESTPIX, los asistentes no tienen que descargar ninguna aplicación. Nadie tiene que crear una cuenta, verificar una dirección de correo electrónico ni recordar una contraseña. Solo tienes que colocar un código QR personalizado en las mesas del banquete, imprimirlo en las tarjetas de identificación y los cordones de los asistentes, o mostrarlo de forma destacada en las pantallas principales de presentación entre una intervención y otra.
Los asistentes sacan su móvil, escanean el código con la cámara integrada, hacen una foto y la suben al instante a una galería central. Este proceso sencillo y fluido capta la cultura del equipo de forma auténtica y en tiempo real. Proporciona a tu equipo de marketing cientos de fotos de alta definición generadas por los usuarios, listas para su difusión en directo en las redes sociales y para las comunicaciones internas, incluso antes de que el evento haya terminado.
Privacidad de nivel empresarial y seguridad total de la marca
Los equipos de cumplimiento normativo de las empresas se preocupan, con razón, por la seguridad de los datos y la protección de la marca. Animar a los empleados a utilizar redes sociales públicas y hashtags abiertos de eventos expone los eventos internos de la empresa a todo Internet. La competencia puede ver las configuraciones de escenario que son propiedad exclusiva de la empresa. Las fotos no revisadas y poco profesionales se hacen públicas de inmediato, lo que pone en riesgo la reputación de la marca e incumple las políticas internas de privacidad.
Una plataforma profesional ofrece privacidad de nivel empresarial. A diferencia de las redes públicas, las galerías de tus eventos son totalmente seguras, están protegidas con contraseña y quedan completamente ocultas a los rastreadores de los motores de búsqueda públicos. Solo los asistentes que dispongan de tu código QR específico o de tu enlace directo pueden acceder al portal.
Y lo que es más importante, la empresa anfitriona conserva el cien por cien de la propiedad y los derechos de autor de todo el material multimedia recopilado. No estás cediendo las valiosas fotos internas de tu empresa al algoritmo de entrenamiento de un gigante de las redes sociales. Además, tienes control total sobre lo que aparece en la galería en directo y lo que se descarga, lo que garantiza la seguridad total de la marca en todo momento.
Recopilación de contenidos multimedia: mucho más que simples fotos
Una plataforma inteligente para compartir fotos hace mucho más que recopilar imágenes fijas. Puedes aprovechar esta increíble tecnología para recabar opiniones fundamentales, testimonios auténticos del equipo y contenido de vídeo muy atractivo.
Al activar la función de libro de visitas digital —que puedes configurar fácilmente siguiendo nuestra guía sobre cómo crear un libro de visitas digital memorable —, los empleados y los clientes pueden dejar notas escritas sobre su experiencia en la conferencia. Pueden grabar breves mensajes de vídeo en alta definición o compartir las ideas clave que han extraído de una sesión específica. Estos fragmentos de vídeo son recursos de marketing increíblemente valiosos. Puedes exportarlos al instante para utilizarlos en futuros materiales de selección de personal, resúmenes de los momentos más destacados tras el evento y informes para la junta directiva.
Cómo ponerlo en práctica en tu próximo evento corporativo
Implementar esta tecnología en tu próxima reunión corporativa es muy sencillo y requiere una supervisión mínima por parte del departamento de TI. Configura con antelación tu galería personalizada con la imagen de tu empresa, incorporando los colores corporativos, el logotipo y el mensaje de bienvenida. Descarga los códigos QR en alta resolución que te proporciona directamente la plataforma.
Envía el enlace personalizado en los correos electrónicos informativos previos al evento para que los asistentes sepan exactamente qué pueden esperar. Imprime los códigos QR en carteles de mesa de alta calidad para tu cena de gala, o muéstralos de forma destacada en la señalización digital del vestíbulo. Pide al maestro de ceremonias o al ponente principal que haga un breve y entusiasta anuncio para recordar a todos que escaneen el código y compartan su perspectiva única.
Cuando finalice tu evento, tus equipos de marketing y de recursos humanos dispondrán de un repositorio de contenido auténtico, completo, bien organizado y de tu plena propiedad. Sin tener que perseguir a los empleados. Sin tener que suplicarles que te den sus correos electrónicos. Solo un registro visual perfecto y de alta definición de tu cultura corporativa en acción.
¿Estás listo para plasmar la verdadera cultura de tu empresa?
Recopila fotos auténticas y de alta calidad de tus eventos de forma segura y sin esfuerzo, sin tener que lidiar con los obstáculos informáticos de la empresa. Empieza a crear tu próxima galería corporativa con nuestra aplicación gratuita para compartir fotos.
