Les événements d’entreprise nécessitent d’énormes investissements financiers et logistiques. Les entreprises passent des mois, voire parfois une année entière, à planifier le gala parfait, un séminaire de cohésion d’équipe, une conférence commerciale annuelle ou une grande opération de promotion de marque. Vous réservez un lieu exceptionnel. Vous faites appel à un traiteur haut de gamme. Vous engagez un photographe professionnel hautement qualifié pour immortaliser les intervenants principaux, les décors de scène soignés et les photos de groupe parfaitement mises en scène de l’équipe de direction.
Mais qu’en est-il des moments spontanés et authentiques qui se déroulent autour des tables ? Qu’en est-il des échanges informels dans les couloirs, des liens qui se tissent entre les membres de l’équipe autour d’un déjeuner et de l’after-party pleine d’énergie ? Il est impossible pour un seul photographe professionnel de saisir dans leur intégralité ces moments imprévus.
Pourtant, ce sont justement ces moments spontanés qui reflètent la véritable culture de votre entreprise. Ce sont ces photos d’une grande authenticité que les candidats potentiels souhaitent voir sur votre page « Carrières ». Ce sont ces images qui rendent vos lettres d’information internes véritablement captivantes. La meilleure façon de les immortaliser est de tirer parti des smartphones que vos participants ont déjà dans leurs poches.
Les difficultés extrêmes liées au partage de photos d'entreprise traditionnel
Par le passé, les équipes chargées du marketing événementiel et les services des ressources humaines tentaient de rassembler ces photos à l'aide d'espaces de stockage cloud partagés au sein de l'entreprise ou de fils de discussion par e-mail désorganisés. Le résultat était presque toujours un échec retentissant.
Les employés ont tout simplement oublié de mettre en ligne leurs photos, car la procédure était bien trop compliquée et comportait trop d’étapes. L’accès au dossier cloud de l’entreprise nécessitait souvent une connexion interne sécurisée à laquelle les partenaires externes, les sponsors ou les clients n’avaient pas accès. Même les employés de l’entreprise avaient du mal à gérer les autorisations sur leurs appareils mobiles personnels. L’équipe marketing a alors passé des semaines à courir après les gens pour obtenir du contenu, pour finalement ne recevoir qu’une poignée d’images en basse résolution, fortement compressées, envoyées par SMS.
C'est précisément en raison de ce processus extrêmement inefficace que les meilleurs organisateurs d'événements d'entreprise se tournent vers une solution dédiée au partage de photos d'événements d'entreprise. Celle-ci élimine complètement la corvée de recherche et confie directement aux participants le pouvoir de constituer leurs propres souvenirs.
Une expérience sans accroc garantit un engagement maximal des participants
Le secret d'une forte participation à tout événement d'entreprise réside dans l'élimination des obstacles techniques. Si vous demandez à un cadre très occupé, à un conférencier ou à un client externe de télécharger une toute nouvelle application juste pour partager une seule photo, il ignorera tout simplement votre demande. Les inconvénients l'emportent sur les avantages.
Avec GUESTPIX, vos participants n’ont pas besoin de télécharger d’application. Personne n’a à créer de compte, à valider une adresse e-mail ni à mémoriser un mot de passe. Il vous suffit de placer un code QR personnalisé sur les tables du banquet, de l’imprimer sur les badges nominatifs et les cordons des participants, ou de l’afficher bien en évidence sur les écrans de présentation principaux entre les interventions des intervenants.
Les participants sortent leur téléphone, scannent le code avec l'appareil photo intégré, prennent une photo et la publient instantanément dans une galerie centrale. Ce système très simple permet de capturer de manière authentique la culture d'équipe en temps réel. Il fournit à votre équipe marketing des centaines de photos haute définition générées par les utilisateurs, prêtes à être diffusées en direct sur les réseaux sociaux et utilisées dans les communications internes avant même la fin de l'événement.
Confidentialité de niveau entreprise et sécurité totale de la marque
Les équipes chargées de la conformité au sein des entreprises s’inquiètent, à juste titre, de la sécurité des données et de la protection de l’image de marque. Encourager les employés à utiliser les réseaux sociaux publics et à publier des hashtags liés à des événements expose vos événements internes à l’ensemble des internautes. Vos concurrents peuvent ainsi découvrir vos mises en scène exclusives. Des photos non validées et non professionnelles sont immédiatement rendues publiques, ce qui met en péril la réputation de la marque et enfreint les politiques internes en matière de confidentialité.
Une plateforme professionnelle offre une confidentialité de niveau entreprise. Contrairement aux réseaux publics, vos galeries d'événements sont entièrement sécurisées, protégées par mot de passe et totalement à l'abri des robots d'indexation des moteurs de recherche publics. Seuls les participants disposant de votre code QR spécifique ou de votre lien direct peuvent accéder au portail.
Plus important encore, l’entreprise hôte conserve la propriété et les droits d’auteur à 100 % sur l’ensemble des contenus multimédias collectés. Vous ne confiez pas les précieuses photos internes de votre entreprise à l’algorithme d’apprentissage d’un géant des réseaux sociaux. De plus, vous disposez d’un contrôle total sur la modération des contenus affichés dans la galerie en direct et de ceux qui sont téléchargés, ce qui garantit une sécurité totale de votre marque à tout moment.
Collecte de contenus multimédias : bien plus que de simples photos
Une plateforme intelligente de partage de photos ne se contente pas de rassembler des images fixes. Vous pouvez tirer parti de cette technologie exceptionnelle pour recueillir des retours d'expérience essentiels, des témoignages authentiques de vos équipes et du contenu vidéo très captivant.
En activant la fonctionnalité de livre d’or numérique – que vous pouvez facilement configurer en suivant notre guide sur la création d’un livre d’or numérique mémorable –, les collaborateurs et les clients peuvent laisser des commentaires écrits sur leur expérience lors de la conférence. Ils peuvent enregistrer de courts messages vidéo en haute définition ou partager les points clés qu’ils ont retenus d’une session en petits groupes spécifique. Ces extraits vidéo constituent des atouts marketing extrêmement précieux. Vous pouvez les exporter instantanément pour les utiliser dans vos futurs supports de recrutement, vos compilations des moments forts après l’événement et vos résumés destinés au comité de direction.
Comment mettre cela en place lors de votre prochain événement d'entreprise
La mise en œuvre de cette technologie lors de votre prochain événement d'entreprise est extrêmement simple et ne nécessite qu'un minimum d'intervention de la part du service informatique. Créez à l'avance votre galerie personnalisée en y intégrant les couleurs de votre entreprise, votre logo et un message de bienvenue. Téléchargez les codes QR en haute résolution fournis directement par la plateforme.
Intégrez ce lien personnalisé dans vos e-mails d’information préalables à l’événement afin que les participants sachent exactement à quoi s’attendre. Imprimez les codes QR sur des affiches de table de haute qualité pour votre dîner de gala, ou affichez-les bien en évidence sur vos écrans d’affichage numérique dans le hall d’entrée. Demandez à votre animateur ou à votre conférencier principal de faire une brève annonce enthousiaste pour rappeler à tout le monde de scanner le code et de partager son point de vue unique.
À l'issue de votre événement, vos équipes marketing et RH disposeront d'une base de données riche, structurée et entièrement gérée en interne, regorgeant de contenus authentiques. Plus besoin de courir après les collaborateurs ni de les supplier de vous communiquer leurs adresses e-mail. Vous disposerez simplement d'un témoignage visuel parfait et en haute définition de votre culture d'entreprise en action.
Prêt à mettre en avant la véritable culture de votre entreprise ?
Rassemblez en toute sécurité et sans effort des photos d'événements authentiques et de grande qualité, sans vous heurter aux obstacles informatiques de votre entreprise. Commencez à créer votre prochaine galerie d'entreprise grâce à notre application gratuite de partage de photos.
