Gli eventi aziendali richiedono ingenti investimenti finanziari e logistici. Le aziende dedicano mesi, a volte un intero anno, alla pianificazione del gala perfetto, del ritiro di team building, della conferenza annuale sulle vendite o di un’importante iniziativa di brand activation. Si prenota una location straordinaria. Si ingaggia un servizio di catering di altissimo livello. Si assume un fotografo professionista altamente qualificato per immortalare i relatori principali, le scenografie raffinate e le foto di gruppo perfettamente orchestrate del team dirigenziale.
Ma che dire dei momenti spontanei e autentici che si vivono ai tavoli? E delle chiacchierate informali nei corridoi, del legame che si crea tra i membri del team durante il pranzo e dell’after-party pieno di energia? Questi momenti non pianificati sono impossibili da immortalare interamente da un solo fotografo professionista.
Eppure, sono proprio quei momenti spontanei a rappresentare la vera cultura aziendale. Sono le foto più autentiche che i potenziali candidati vogliono vedere sulla vostra pagina dedicata alle opportunità di lavoro. Sono le immagini che rendono le vostre newsletter interne davvero coinvolgenti. Il modo migliore in assoluto per immortalarle è sfruttare gli smartphone che i partecipanti hanno già in tasca.
L'estrema complessità della condivisione delle foto aziendali tradizionale
In passato, i team di marketing degli eventi e i dipartimenti delle risorse umane cercavano di raccogliere queste foto utilizzando archivi cloud aziendali condivisi o catene di email disorganizzate. Il risultato era quasi sempre un fallimento clamoroso.
I dipendenti si sono semplicemente dimenticati di caricare le loro foto perché la procedura era troppo complicata e richiedeva troppi passaggi. La cartella cloud aziendale spesso richiedeva un accesso interno protetto a cui i partner esterni, gli sponsor o i clienti non potevano accedere. Anche i dipendenti interni hanno avuto difficoltà con le autorizzazioni sui propri dispositivi mobili personali. Il team di marketing ha quindi trascorso settimane a rincorrere le persone per ottenere i contenuti, solo per ricevere una manciata di immagini a bassa risoluzione e fortemente compresse tramite messaggi di testo.
Questo flusso di lavoro estremamente inefficiente è proprio il motivo per cui i migliori organizzatori di eventi aziendali stanno optando per una soluzione dedicata alla condivisione delle foto degli eventi aziendali. Essa elimina completamente la necessità di rincorrere i partecipanti e mette il potere di raccogliere i ricordi direttamente nelle mani dei partecipanti stessi.
L’assenza di attrito garantisce il massimo coinvolgimento dei partecipanti
Il segreto per garantire un’elevata partecipazione a qualsiasi evento aziendale è eliminare gli ostacoli tecnici. Se chiedete a un dirigente molto impegnato, a un relatore principale o a un cliente esterno di scaricare un’applicazione nuova di zecca solo per condividere una singola foto, semplicemente ignoreranno la richiesta. Gli inconvenienti superano i vantaggi.
Con GUESTPIX, i partecipanti non devono scaricare alcuna app. Nessuno deve creare un account, verificare un indirizzo e-mail o ricordare una password. È sufficiente posizionare un codice QR personalizzato sui tavoli del banchetto, stamparlo sui badge identificativi e sui cordoncini dei partecipanti, oppure mostrarlo in modo ben visibile sugli schermi principali durante le presentazioni, tra un intervento e l’altro.
I partecipanti tirano fuori il cellulare, scansionano il codice con la fotocamera integrata, scattano una foto e la caricano immediatamente in una galleria centrale. Questa procedura semplice e intuitiva cattura in modo autentico la cultura del team in tempo reale. Fornisce al tuo team di marketing centinaia di foto ad alta definizione generate dagli utenti, pronte per essere pubblicate sui social media e utilizzate nelle comunicazioni interne ancora prima che l’evento sia terminato.
Privacy di livello aziendale e sicurezza totale del marchio
I team aziendali preposti alla conformità nutrono giustamente preoccupazioni riguardo alla sicurezza dei dati e alla tutela del marchio. Incoraggiare i dipendenti a utilizzare i social network pubblici e gli hashtag degli eventi espone gli eventi interni dell’azienda agli occhi di tutto il web. I concorrenti possono vedere le vostre allestimenti scenografici riservati. Foto non controllate e non professionali diventano immediatamente di dominio pubblico, mettendo a rischio la reputazione del marchio e violando le politiche interne sulla privacy.
Una piattaforma professionale garantisce un livello di privacy di livello aziendale. A differenza delle reti pubbliche, le gallerie fotografiche dei tuoi eventi sono totalmente sicure, protette da password e completamente nascoste agli scraper dei motori di ricerca pubblici. Solo i partecipanti in possesso del tuo codice QR specifico o del link diretto possono accedere al portale.
Ma soprattutto, l’azienda ospitante mantiene il possesso al cento per cento e i diritti d’autore su tutti i contenuti multimediali raccolti. Non state affidando le preziose foto interne della vostra azienda all’algoritmo di addestramento di un gigante dei social media. Inoltre, avete il pieno controllo sulla moderazione di ciò che appare nella galleria in tempo reale e di ciò che viene scaricato, garantendo in ogni momento la totale sicurezza del marchio.
Raccolta di contenuti multimediali: molto più che semplici foto
Una piattaforma intelligente per la condivisione di foto non si limita a raccogliere immagini fisse. Puoi sfruttare questa incredibile tecnologia per raccogliere feedback fondamentali, testimonianze autentiche del team e contenuti video di grande coinvolgimento.
Attivando la funzione del libro degli ospiti digitale – che potete configurare facilmente seguendo la nostra guida su come creare un libro degli ospiti digitale memorabile – dipendenti e clienti possono lasciare commenti scritti sulla loro esperienza alla conferenza. Possono registrare brevi video di saluto in alta definizione o condividere i punti chiave appresi da una specifica sessione di approfondimento. Questi brevi video sono risorse di marketing incredibilmente preziose. È possibile esportarli immediatamente per utilizzarli in futuri materiali di reclutamento, nei video con i momenti salienti post-evento e nelle sintesi destinate al consiglio di amministrazione.
Come metterlo in pratica al tuo prossimo evento aziendale
Implementare questa tecnologia in occasione del vostro prossimo evento aziendale è incredibilmente semplice e richiede un intervento minimo da parte del reparto IT. Configurate in anticipo la vostra galleria personalizzata con i colori aziendali, il logo e il messaggio di benvenuto. Scaricate i codici QR ad alta risoluzione forniti direttamente dalla piattaforma.
Invia il link personalizzato nelle e-mail informative che precedono l’evento, in modo che i partecipanti sappiano esattamente cosa aspettarsi. Stampa i codici QR su cartellini da tavolo di alta qualità per la tua cena di gala, oppure mostrali in modo ben visibile sui display digitali nella hall. Chiedi al presentatore o al relatore principale di fare un breve annuncio entusiasta per ricordare a tutti di scansionare il codice e condividere la propria prospettiva personale.
Al termine dell’evento, i vostri team di marketing e risorse umane disporranno di un archivio ricco, ben organizzato e interamente di vostra proprietà, contenente contenuti autentici. Non dovrete più rincorrere i dipendenti né supplicarli di fornirvi le loro e-mail. Avrete semplicemente una documentazione visiva perfetta e ad alta definizione della vostra cultura aziendale in azione.
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